Prijímanie pracovníkov je možné chápať dvojakým spôsobom:

a) v užšom poňatí,

b) v širšom poňatí.

            Pokiaľ ide o užšie poňatie prijímania pracovníkov, tak ide o procedúry, ktoré súvisia so začiatočnou fázou pracovného pomeru pracovníka, ktorý ako nový prichádza do podniku.

            Širšie poňatie potom zahŕňa okrem predchádzajúceho prípadu aj procedúry, ktoré súvisia s prechodom zamestnaného pracovníka podniku na nové miesto v rámci podniku. Prax v personalistike rozumie pod prijímaním pracovníkov skôr užšie poňatie, ale aj tak formálne a neformálne náležitosti príslušnej procedúry sú v obidvoch prípadoch zhodné, alebo podobné.

            V obidvoch prípadoch je najdôležitejšou formálnou náležitosťou vypracovanie a neskoršou podpísanie pracovnej zmluvy (v druhom prípade novej pracovnej zmluvy). V priebehu vypracovávania pracovnej zmluvy by mal mať pracovník, ktorého sa zmluva týka, možnosť zoznámiť sa s návrhom podniku a vyjadriť sa k nemu. Zmluva totiž nie je len jednostranná záležitosť, na jej formuláciách by sa mali podieľať obidve strany a podnik by mal v tomto ohľade rešpektovať právo pracovníka vyjednávať.

            Niekedy sa u nás aj dosť podstatná zmena pracovného zaradenia zamestnaného pracovníka podniku (napr. pracovný postup, preloženie na nižšiu funkciu, preradenie na inú prácu) rieši len dodatkom k pracovnej zmluve, čo súvisí so skutočnosťou, že naša prax pripúšťa pracovné zmluvy veľmi všeobecné, príliš stručné a veľakrát nejednoznačné. Pracovné povinnosti, kompetencie a zodpovednosť pracovníka v nich často bývajú formulované dosť široko a neurčito. Veľa podnikov používa tzv. štandardizovaný formulár pracovnej zmluvy pre všetky kategórie pracovníkov (zamestnancov). V zahraničí je však zvykom vypracovávať pracovné zmluvy individualizované, veľmi podrobné a rozsiahle, výhodou ktorých je, že zamestnávateľovi aj zamestnancovi sú zrozumiteľné a jasné ich práva a povinnosti súvisiace s pracovným pomerom. Týmto sa predchádza nielen sporom na pracovisku, ale aj sporom súdnym.

            U niektorých pracovných funkcií, častejšie však mimo podnikovú sféru, môže vznikať pracovný pomer nie na základe pracovnej zmluvy, ale menovaním, alebo voľbou. Detailnejšie sa právnou úpravou pracovného pomeru, vrátane pracovnej zmluvy zaoberá iný predmet.

            Bez ohľadu na to, akým spôsobom a ako podrobne pracovná zmluva špecifikuje práva a povinnosti zamestnávateľa a zamestnanca, je ďalšou formálnou náležitosťou prijímania pracovníkov krok, v priebehu ktorého pracovník personálneho útvaru ústne zoznámi nového pracovníka, alebo pracovníka, ktorého pracovné zaradenie v podniku sa podstatnejšie mení, s právami a povinnosťami vyplývajúcimi jednak z pracovného pomeru v podniku, jednak z povahy práce na príslušnom pracovnom mieste, prípadne zodpovie otázky pracovníka. Tento krok by mal byť urobený ešte pred podpisom pracovnej zmluvy.

            Býva zvykom ešte pred podpisom pracovnej zmluvy, aby pracovník (nový) absolvoval vstupnú lekársku prehliadku.

            Po podpise pracovnej zmluvy nasleduje veľmi dôležitý krok prijímania pracovníka a to je zaradenie pracovníka do personálnej evidencie, t.j. vypracovanie osobnej karty, prípadne iného nosiča s nevyhnutnými údajmi o pracovníkovi, vypracovanie mzdového listu, evidenčného listu dôchodkového zabezpečenia, vystavenie podnikového preukazu a pod. Rozsah údajov pre potreby personálnej evidencie sa môže v jednotlivých podnikoch, alebo u jednotlivých kategórií pracovníkov líšiť, ale aj napriek tomu za minimálny rozsah údajov môžeme považovať nasledovné údaje:

a) priezvisko (rodné meno), meno, titul

b) dátum a miesto narodenia

c) rodné číslo

d) rodinný stav a informácie o závislých deťoch

e) adresa trvalého bydliska

f) adresa prechodného bydliska

g) národnosť/štátna príslušnosť

h) charakteristika zdravotného stavu/zmenená pracovná schopnosť

i) údaje o kvalifikácii (vyučenosť, vzdelanie, prax)

j) informácie o prípadnom poberaní dôchodku a jeho druh

k) dátum vzniku pracovného pomeru

l) pracovné zaradenie v podniku

m) miesto pracoviska v podniku.

            V prípade, že ide o prijímanie nového pracovníka, je potrebné prevziať zápočtový list od predchádzajúceho zamestnávateľa, ktorý slúži pre potreby dôchodkového zabezpečenia. Okrem toho je potrebné podať v zákonom určenej dobe prihlášku k sociálnemu poisteniu príslušnej správe sociálneho zabezpečenia a prihlášku k zdravotnému poisteniu zdravotnej poisťovni, pre ktorú sa zamestnanec rozhodne.

            Dôležitou, ale v našich podmienkach veľmi zabudnutou súčasťou prijímania pracovníkov je uvedenie pracovníka na pracovisko. Úlohou pracovníka personálneho útvaru by malo byť uvedenie nového pracovníka na jeho nové pracovisko (aj v prípade, že ide o prechod v rámci podniku) a formálne ho odovzdať jeho bezprostrednému nadriadenému.

            Bezprostredný nadriadený pracovník ústne zoznámi pracovníka s jeho právami a povinnosťami. Zameriava sa však pritom skôr na detailnejšie informácie, ktoré bezprostredne súvisia s príslušnou organizačnou jednotkou a pracovným miestom. Ak je to potrebné, zodpovie na otázky pracovníka. Súčasne by mal byť pracovník oboznámený so všeobecnými a podnikovými predpismi o bezpečnosti práce a ochrane zdravia pri práci.

            V ďalšom kroku bezprostredný nadriadený zoznámi pracovníka s ostatnými pracovníkmi danej organizačnej jednotky (napr. oddelením), prípadne s jeho najbližšími spolupracovníkmi. V prípade, že je treba nového pracovníka zacvičiť, alebo zaškoliť, je mu z radov skúsených pracovníkov pridelený školiteľ, ktorý ho bude zaškoľovať a kontrolovať v priebehu obdobia adaptácie na novú prácu a nové pracovisko. Bezprostredný nadriadený, alebo ním poverený pracovník súčasne poskytne novému pracovníkovi informácie o sociálno-hygienických podmienkach práce (šatne vrátane napr. pridelenia skrinky, umyvárne, možnosť občerstvenia a stravovania a iné).

            Na záver celej procedúry je pracovník zaradený na miesto, kde bude pracovať, sú mu pridelené a odovzdané pomôcky potrebné k výkonu práce (napr. stroje, nástroje, kancelársky stôl, počítač a pod.) a celý materiál. Tu je potrebné zdôrazniť, že všetko potrebné pre výkon práce nového pracovníka, by mu malo byť formálne odovzdané kus po kuse.

            Veľmi vhodné je pracovníka povzbudiť, vyjadriť mu dôveru a popriať mu úspech v práci.

 

            Dôležitým procesom, spojeným s prijatím nového pracovníka je tzv. orientácia. Nie je to nič nové, len zoznámenie pracovníka s podnikom, jeho úlohami, podnikovým štýlom práce, podnikovou technológiou, podnikovými a inými predpismi a vôbec s podmienkami, za akých bude pracovník svoju prácu vykonávať.

            Druh a množstvo informácií, ktoré pracovník v priebehu orientácie dostane, závisia na povahe vykonávanej práce, na postavení pracovného miesta, na ktoré bol pracovník prijatý, v podnikovej hierarchii funkcií. V každom prípade je potrebné poskytnúť novému pracovníkovi všetky informácie, ktoré sa ho ako zamestnanca a držiteľa určitého pracovného miesta týkajú.

            Súčasťou orientácie sú už informácie, ktoré sú obsahom jednak pracovnej zmluvy, jednak v ústnom oboznámení pracovníka s jeho právami a povinnosťami, ktoré v predchádzajúcich krokoch zabezpečil pracovník personálneho útvaru a bezprostredný nadriadený pracovník.

            Orientácia prebieha dvojakým spôsobom:

 

            Hlavným zmyslom orientácie pracovníka je, aby sa pokiaľ je to možné, čo najrýchlejšie a bez stresov zaradil do podnikového pracovného kolektívu, adaptoval sa na podnikový štýl práce, osvojil si podnikové vedomosti a zručnosti, orientoval sa v podnikovom mechanizme a v organizačnom usporiadaní podniku a stotožnil sa s podnikovými cieľmi. Orientácia týmto spôsobom skracuje dobu adaptácie nového pracovníka sprostredkovaním dôležitých vedomostí a procedúr, ktoré súvisia s podnikom, príslušnou organizačnou jednotkou a vykonávanou prácou. Skracuje tak čas, v priebehu ktorého nový pracovník nepodáva plnohodnotný výkon požadovaný pracovným miestom, predovšetkým v súvislosti so stratovými časmi, ktoré vznikajú v dôsledku nedostatočných vedomostí nového pracovného prostredia a špecifík pracovných postupov na pracovnom mieste.

            Orientácia pracovníkov má značný vzdelávací aspekt. Ide vlastne o formovanie (deformovanie, preformovanie) pracovných schopností nového pracovníka tak, aby vyhovovali požiadavkam pracovného miesta a nového zamestnávateľa. Ich súčasťou sú aj odborné informácie, informácie o pracovných postupoch, o špecifikách podnikovej techniky a technológie. V neposlednej rade aj informácie o možnostiach získavania ďalších odborných informácií a o možnostiach prehlbovania a rozširovania si svojej kvalifikácie. Z tohoto dôvodu býva orientácia stále častejšie zaraďovaná do systému podnikového vzdelávania pracovníkov.

            Orientácia je síce zameraná v prevažnej miere na nových pracovníkov, ale veľa podnikov vo svete praktizuje špecifickú orientáciu aj v prípade prechodu pracovníkov v rámci podniku na inú pracovnú funkciu. Hlavne ide o funkcie s odlišným obsahom práce, v odlišnom pracovnom a sociálnom prostredí, aké malo doterajšie pracovné zaradenie pracovníka. Je samozrejmé, že obsah orientácie bude v tomto prípade podstatne užší. Niekedy sa v tejto súvislosti používa termín reorientácia, ale s takýmto termínom sa stretávame aj v súvislosti s prípadmi, keď sa podstatne zmení technika, technológia, alebo vyrábaný výrobok a je k tomu potrebné súčasných pracovníkov prispôsobiť, preorientovať ich na nové podmienky a požiadavky pracovných miest.