Композиция (построение) письма:
1. Обращение.
2. Текст письма.
3. Заключительные формулы вежливости.
4. Подпись отправителя.
5. Дата.
Обращение пишется с новой строки, включает в себя имя получателя или его фамилию. (После обращения ставится восклицательный знак или точка. А если письмо за границу, то запятая или двоеточие).
Приветствие:
- если вы не знаете имени адресата:
Уважаемые господа,(или !)
Уважаемый/ая господин/госпожа, (или !)
Уважаемая редакция!
- если вы знаете имя адресата и состоите в рабочих отношениях:
Уважаемый д-р Давыдов (д-р = доктор)!
Уважаемый Сергей Иванович,(!)
- если это ваш друг:
Дорогой Андрей (Петрович)!
Начинающие фразы:
Благодарим за письмо от …
В ответ на Ваше письмо от…
Что касается Вашей просьбы…
Ссылаясь на наше письмо от… сообщаем Вам, что …
Текст письма начинается с красной строки и естественно с заглавной буквы. После текста письма идет заключительная формула вежливости, подпись и дата.
Заключительную формулу вежливости и подпись лучше написать справа, внизу.
Дату не следует обозначать цифрами (12.4.2005). Дело в том, что в США первая цифра обозначает месяц, а в Англии первая цифра обозначает число. Следует написать 12 апреля 2005г.
Заключительная формула вежливости (так же, как и обращение) зависит от того, в каких отношениях вы находитесь с адресатом. Здесь могут быть два варианта.
Первый – вы пишете другу или родственнику, хорошему знакомому. В этом случае можно закончить письмо следующим образом:
- Искренне твой (ваш).
- Преданный тебе (вам).
- Твой (Ваш).
- Твой искренний друг.
- Любящий тебя.
- Твой любящий сын.
- Целую.
- С уважением Ваш (Ваша) [имя отправителя],
- Искренне Ваш (Ваша) [имя отправителя]
Второй- вы пишете недостаточно хорошо знакомым людям или официальным лицам, обычно пишут:
- Искренне ваш.
- С почтением.
- С уважением.
- С уважением,
- С наилучшими пожеланиями,
- Мы будем признательны за быстрый ответ,
- Надеемся на скорый ответ,
- Просим сообщить нам, как можно скорее,
- Ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения)
Полезные выражения:
Мы рады сообщить Вам …
К сожалению, мы должны сообщить, что …
Мы обращаемся к Вам с предложением…
Мы хотим сообщить Вам о…
Мы хотим…
Мы предлагаем Вам…
Данным письмом подтверждается, что…
Считаем необходимым (важным, целесообразным) отметить…
Помимо вышеуказанного…
В связи с этим…
Фактически…
Более того…
Тем не менее…
В связи с Вашей просьбой…
В противном случае, мы будем вынуждены…
Дело в том, что…
В сложившихся обстоятельствах…
По нашему мнению…
В первую очередь…
Запросы:
Пожалуйста, (сообщите нам…)
Обращаюсь к Вам с просьбой…
Я буду очень благодарен (благодарна), если Вы...